mercredi 18 octobre 2017

COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLEE GENERALE DE L’APEC

POUR L’ANNEE SCOLAIRE 2016 / 2017 du 18 Octobre 2017

FEUILLE DE PRESENCE
Etaient présents à l’assemblée générale :
•        le président de l’APEC M  Houzé  Arnaud
•        la trésorière Mme Walter Alexandra
•       Vanhelmon Florence, Santaliestra Marc, Khrapay Laetitia, parents d’élèves du Conservatoire adhérents,  Perroux Michel, parent d’élèves du Conservatoire non-adhérent.
Se sont excusés de leur absence :   Eric Doucet, Sylvia Clavel, Karine Faranda
La séance débute à 18h45
M Houzé, président de l'Apec prend la parole en remerciant dans un premier temps l'ensemble de l'audtoire de sa présence.
Comme tous les ans, l'appel à bénévoles est réitéré dès l'ouverture de cette AG par M Houzé qui précise que selon les statuts de l'association, le conseil d'administration peut accueillir jusqu'à 6 membres qui élisent ensuite en leur sein un président, éventuellement un vice-président, un secrétaire, éventuellement un vice-secrétaire, un trésorier et éventuellement un vice-trésorier. Il rappelle également que statutairement le bureau peut-etre renouvelé d'un tiers à chaque assemblée générale annuelle. Cependant, il peut-etre fait une exception si plusieurs candidats se prononcent, d'autant plus que cette année marquera un nouveau tournant dans la vie de l'association plus que quarantenaire. Il précise qu'il reviendra sur ce point ultéreurement.
M Houzé profite de cette introduction pour féliciter, devant l'auditoire, l'implication incéssante d'Alexandra Walter, toujours fidèle au poste tout-au-long de cette année scolaire, de Jean-Christophe Gabet qui a travaillé pour l'association jusqu'au 31 décembre 2016, ainsi que l'arrivée précieuse il y a plusieurs mois de Florence Vanhelmon, Marc Santaliestra, Laetitia Khrapay et Cécile Hébrard qui ont oeuvré lors des permanences et des différentes manifestations de l'Apec.

COMPTE-RENDU FINANCIER ANNUEL
M Houzé prend la parole :
“Les comptes de l’APEC, comme vous pouvez le constater sur les documents que nous vous avons distribués sont excédentaies pour cette année scolaire 2016/2017, avec un surplus de 4306€ de recettes par rapport aux dépenses qui se sont élevées à 21392€. Ce chiffre permet d'équiliber les comptes avec l'exercice précédent qui était déficitaire à hauteur de 4572€. M Houzé rappelle toutefois que l'APEC possède des fonds propres qui lui permettent largement de palier à un éventuel exercice déficitaire et à faire des avances de trésoreries à certaines périodes de l'année.”
“Faisons un point rapide sur les différents postes comptables, pour souligner que dans les dépenses, les 3 domaines les plus significatifs sont les suivants :
      l’achat d’instruments neufs et d’occasion, pièces détachées etc… (pour un montant de 4976 €, très largement en baisse par rapport à l'année dernière)
      l’aide financière/soutien à projet (2154 €)
      l'achat de partitions et autres livres (1415€)
      nous mettons de côté les postes “salaire net”, “cotisations retraite” et “urssaf” qui représentent les charges de salaire de M Gabet entre le 15 septembre et le 31 décembre 2016 mais qui sont en grande partie compensées par le poste de recettes “aide à l'embauche CUI/CAE” .
Ces chiffres confirment la tendance suivante :
•     Le poste qui représente le plus gros des dépenses est celui de l'achat et l'entretien des instruments et pièces détachées. Un gros effort a à nouveau été fait cette année (4976€) tout comme les années précédentes notamment pour remettre en état le parc existant. Pour info, 48236 € ont été investis dans ce poste lors des sept derniers exercices, rappelant que la vocation première de l'Apec réside bien dans cette activité qui permet de mettre à disposition du plus grand nombre d'élèves des instruments de bonne facture et de permettre aux familles de ne pas investir dans des instruments parfois couteux lors des pemières années d'apprentissage des élèves, ceci toujours sans aucune distinction sociale
•     Vous noterez que l’achat de livres et partitions a augmenté par rapport à l'année précédente (1415€ contre 1229 € en 2016). Cela confirme l'attachement de nos adhérents à cette activitéavantageuse pour eux. Il faut rajouter que cette dépense inclue également le coût de la réédition de Barois (1 et 2) que Jean-Christophe a continué à relier jusqu'à la fin de son contrat.
Pour ce qui est des recettes, les postes « location d’instruments » et «adhésions annuelles à l’association », seuls à engendrer des bénéfices, représentent les deux-tiers du total de cette catégorie (résultat en forte hausse par  rapport à l'exercice précédent : 33%).
Par rapport à 2015/2016 :
-          Le montant des  adhésions annuelles est constant (1717€ contre 1734€, soit une adhésion de moins !).
-          Le montant des locations d’instruments est quant à lui en forte hausse (12221€ contre 9800€). Effectivement la quasi majorité des instruments à louer ont trouvé preneur cette année. Les instruments loués à des élèves en classe CHAM au Mont d'Or ont également beaucoup augmenté.
     -      La mise en place de la vente d’articles de danse a moins bien fonctionné cette année (810€ contre    1408€). Peut-être est-ce dû à une baisse du nombre d'élèves en classe de danse classique ?
A l'issue de cette présentation, aucune question n'est posé par les personnes présentes au sujet de ce bilan financier. Le bilan financier est donc soumis au vote.

Résultat : adopté par vote à main levée à l'unanimité

BILAN MORAL
M Houzé, président de l’APEC, prend la parole.
Premier point abordé : le nombre de familles d'adhérentes 109 pour l’année 2016/2017 pou 110 pour l’année 2015/2016. Ce chiffre, bien que beaucoup moins élevé que cetaines années des exercices précédents prouvent néanmoins la fidélité et l'attachement des familles à l'Apec.
La fréquentation du site internet est constante bien que peu élevée. Cécile Hébrard a consacré du temps cette année à reprendre en mains notre blog qui avait été laissé un peu à l'abandon. Gageons que ces mises à jour régulières inciteront les internautes à la curiosité et à utiliser plus fréqremment le site.
M Houzé tient à rappeler que nous continuons  à commander les partitions demandées aux élèves par les professeurs. Nous leur fournissons également toujours les Barrois que nous avions édités en grande quantité en 2011. Le stock que nous avions commandé  étant toutefois épuisé, et il a fallu trouver une solution pour l'année 2016/2017 qui se profilait, même si les Barrois sont achetés et gardés par les élèves tout le long de leur cycle. C'est Jean-Christophe Gabet qui a patiemment relié des milliers de feuilles que nous avons faites imprimées à “Mon Bureau” pour anticiper cette pénurie. A nouveau un grand merci à lui pour s'être acquitté de cette tâche ingrate.
Nous avons, en contre partie et selon les accords tacites passés avec M Barrois, financé l'achat d'encre dont il a besoin pour imprimer de nombreux documents à destination des élèves de FM. Il s'agit toujours de notre manière de le remercier de la cession des droits de reproduction à titre gracieux de sa méthode de formation musicale.
L’association s’est impliqué comme tous les ans dans plusieurs projets cette année. Le premier dans l'ordre chronologique étant le 
Concert de Noël dans l'auditorium le 14 décembre 2016 :
Cet événement, que l'Apec organisait pour la deuxième fois, avait pour vocation, comme la première année de trouver un financement pour un projet pédagogique proposé par Karine Franda.
Nous avons donc confié à Karine et à Jean-Christophe Gabet l'organisation artistique de ce concert et ils ont relevé le défi d'une main de maître, avec la participation des professeurs suivants :
Cécilia Négro et Sébastien Bourrely  Accordéons, piano, galoubet tambourin percus
Karine Faranda Danse
Yves Sarretto Alti et cello
Christine Thibaut Flûtes
Patrice Barsey Hautbois
Christine Thibaut Flûtes et piano
Olivier Lebouc Violon piano
Boris Paul Petit orchestre à vent 

Une séance a eu lieu à 17h30 et une autre à 19h. Franc succès 2x65 personnes, nous avons dû refuser du monde
VENTE DE CREPES LE JOUR MEME :
Encore un grand merci à tous les bénévoles pour leur participation active à cette journée qui fut encore une belle réussite. Peut-être le début d'une longue suite de concerts de Noel vu le succès rencontré ..
La recette du stand crepes : 245 € - dépenses 91 €, soit un bénéfice de 154 €
La recette chapeau s'est élevé à 123.26 €
Soit un bénéfice total de 277.26 € qui ont été alloués, je vous le rappelle, à la sortie des danseuses de Karine à Aix-en-Provence comme initialement prévu.
Le 8 ème WEEK-END MUSICAL les 7, 8 et 9 avril 2017 :
M Houzé présente cet événement auquel l’Apec s’associe maintenant depuis plusieurs années. Initié par l'association A l'Affiche! puis repris par le service culturel de la DLVA, ce beau projet a de nouveau mis en avant un partenariat exemplaire avec le Conservatoire et notre association. Nous nous sommes à nouveau beaucoup impliqué lors de ces trois jours en apportant notre soutien logistique auprès des professeurs et des nombreux artistes qui étaient présents lors de cet événement, presque devenu institutionnel aujourd'hui.
La huitième édition de ce week-end musical a donc tenu toutes ses promesses avec notamment le projet du ciné-concert de The Kid qui avait lieu le premier jour. L'Apec avait décidé d'apporter un fort soutien financier (à hauteur de 1200€) afin d'inciter notamment le service culturel de la DLVA à le programmer puisque décidé à la hâte pour remplacer un autre projet qui a été annulé au derrnier moment, ceci pour un budget global beaucoup plus élevé que le projet initial.
M Houzé tient d'ailleurs à nouveau à remercier le Directeur du Conservatoire ainsi que le Directeur du Service Culturel d'avoir osé soutenir ce pari risqué.
Les nombreux et enthousiastes messages du public et les bons chiffres de fréquentation leur ont donné raison, avec une séance scolaire en après-midi et une le soir, toutes les deux complètes et rassemblant donc près de 1400 spectateurs.
Un grand merci également à Boris Paul et à Eric Doucet d'avoir consacré de nombreuses heures à adapter l'oeuvre et à avoir fait répéter et dirigé l'orchestre pendant de nombreuses semaines. Enfin un grand merci à l'ensemble des élèves de l'orchestre, jeunes et moins jeunes.pour leur implication dans ce projet. Le résultat artistique et humain était au-delà des attentes de tous. Les enseignants, notamment, ont ovationné le spectacle et les retours ont tous été ditirambiques.
A noter que cette année, aucun élève du Conservatoire n'était impliqué dans un projet lié à la deuxième et la troisième soirée du Week-End musical.
Les Portes Ouvertes du Conservatoire, le 14 juin 2017  :
 Cette petite manifestation qui permet aux potentiels futurs élèves de venir découvrir les activités du Conservatoire perdure. Nous étions à nouveau partenaire de cette manifestation, ceci notamment grâce à l'implication de Florence, Marc, Laetitia et Alexandra dont le soutien logistique a fortement soulagé l'établissement dans l'organisation de la journée.
Cette journée a donc débuté à 14h par une présentation du travail d'ensembles d'élèves ou d'élèves seuls à l'auditorium, puis s'est poursuivi par le même type de représentation avec différents élèves sur la place des Observantins. L'Apec a ensuite organisé un goûter à 16h00 devant le Conservatoire avec le soutien du service Festivités de la ville de Manosque que M Houzé remercie vivement. Cette journée s'est cloturée avec un apéritif offert par l'Apec, toujours devant le Conservatoire et accompagné par la classe de musiques actuelles. Enfin, cette année, et pour renouer avec une tradition qui s'était perdue depuis deux ans, l'Apec proposait aux familles qui s'étaient au préalablement inscrites, de terminer cette journée par un repas tiré du sac sur la place des Observantins..
Ce fut une soirée douce et agréable qui clôturait de manière festive cette belle journée et surtout cette année scolaire avec une cinquantaine de participants.
La rentrée 2017/2018 :
Il s'agit d'un des temps forts de l'année scolaire pour l'Apec. Cette année, aucun parent ne s'était inscrit en juin sur notre site internet mais les créneaux élargis d'ouverture de notre bureau ont permis d'absorber avec beaucoup de fluidité le flot des adhérents de mi-septembre à mi-octobre.
Comme tous les ans, beaucoup d'instruments ont été gardés par les élèves pendant l'été.
Il est prévu que L'Apec signe à nouveau une convention tripartite avec le collège du Mont d'Or et le Conservatoire afin de mettre des instruments à disposition de certains élèves inscrits en Classe à Horaires Aménagés Musique.
Le bilan moral est soumis au vote. Résultat : adopté par vote à main levée à l'unanimité

Présentation des projets 2017/2018 soutenus ou organisés par l'Apec :
Le projet principal reste la 9ème édition du week-end musical qui aura lieu les 6, 7 et 8 avril 2018 et pour lequel M Houzé s'est engagé auprès du Directeur afin d'assurer à nouveau un soutien logistique voire financier si nécessaire.
Le concert de Noêl a été également programmé au 13 décembre 2017, toujours organisé par l'Apec avec le soutien artistique de Karine Faranda. Peut-être faudra-t-il réfléchir à une solution afin de régler le problème du refus systématique d'une partie du public étant donné la jauge restreinte due l'auditorium.


QUESTIONS ET REMARQUES DIVERSES:
Malgré notre demande spécifiée dans la convocation de notre Assemblée Générale, aucune question n'a été soumise au bureau.
M Houzé tient à rappeler qu’ Alexandra Walter, en poste à l’Apec depuis de nombreuses années a répondu présente à nouveau toute l’année passée pour tenir des permanences, notamment les mercredis après-midi, et parfois en fin de journée. Il la félicite pour son extrême implication dans la vie de l' APEC depuis maintenant plus de 10 ans.
Enfin , M Houzé rappelle l'aide précieuse qu'a apportée Jean-Christophe Gabet à l'association durant ses deux années de contrat, ainsi que sa fierté de lui avoir offert cette opportunité et d'avoir en quelque sorte participé à sa réinsertion dans la vie professionnelle puisque cette période de travail à l'Apec lui a permis de remettre le pied à l'étrier avant de trouver une formation diplomante et un nouveau contrat de travail chez un autre employeur.
M Houzé annonce officiellement son non renouvellement à son poste ainsi que celui de Mme Walter Alexandra. Il demande à l'assistance si certaines personnes veulent entrer au bureau de l'Apec.
Mme Vanhelmon Florence, M Sataliestra Marc et Mme Khrapay Laetitia présentent leur candidature, qui est acceptée par M Houzé.
Les nouveaux membres passent à l’élection du conseil d'administration après le départ de M Perroux, M Houzé et Mme Walter.
Mme Vanhelmon Florence, M Santaliestra Marc et Mme Khrapay Laetitia présentent leur candidature au Conseil d'Administration.
Après concertation des membres du Conseil d'Administration voici les résultats de l'élection du bureau d'administration  de l'Apec :
Mme Vanhelmon Florence élue présidente
M Santaliestra Marc élu trésorier
Mme Khrapay Laetitia élue secrétaire
La séance se termine à 19h45


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